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Feb 16, 2022
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提高时间效率的工作方法
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软件工具
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🍅前言

我的Notion代办清单里总有一堆要处理的任务,事情总是忙不完,但自己的精力有限,我追求的是在有限的时间里高效、高质量的完成每件任务。
然而时间的安排总是事与愿违。常常出现事情的时间失控的状况:有预估很长时间才能完成的实际上很快就解决,反而觉得很小的一件事却能折腾半天,对时间无法做到精准的把控;另一方面,在按计划做一件任务时,常常会有各种突发情况打断自己的专注。更可怕的事,收到一条短消息,一拿起手机就不知不觉看了很久,回复一个消息、看一个推送文章,不知不觉就被碎片化的信息偷走了整片的时间。
这里就需要一个时间管理方法的转变,从原先的按照“点”来估算时间,变成按照“块“来控制时间,推荐你了解一下番茄工作法。

什么是番茄钟工作法

简单来说,就是把工作时间划分为多个番茄时间。一个番茄时间包含两个部分:25分钟的工作学习和5分钟的休息。

番茄工作法所需要的工具

  • 一个番茄计时器(一个计时的东西就行,网上有好多软件可供下载)
  • 一张to do today 工作计划表,每天开始时填写以下事项:
    • 1、小标题,包括时间、地点、人物
      2、清单,包含今天要做的事情,并按先做和后做的顺序排列
      3、表格中一部分留给“计划外的紧急事件”。这些事件是不可预期的,但又必须 要处理的,当他们出现在表格中时,可能会推翻全天的计划。
 
我的番茄计时器用的是uTools工具中的小插件,这是一个mac和windows上都能用的极简、插件化的现代桌面软件,通过自由选配丰富的插件,打造得心应手的工具集合。
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我的Todo-Today计划表自然是在我最常用的Notion笔记本中完成~
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番茄工作法的好处

1.对时间更好的把控度

时间的慨念从“点”变成“块”,当你把任务分解为25分钟的块时,你会格外注意时间的流逝。
一个番茄钟内,计划的任务没有完成,意味着你低估了自己完成这项任务的耗时,下次应当注意安排相似的任务时,应当要将任务拆解为多个番茄时间的任务,又或者想办法提高这项任务的完成效率。
相反地,当你做完任务时,而番茄钟还没提醒你休息,不妨看一下剩余的番茄时间还有多少,这样你就能把握完这项任务所耗费的时间; 进而你可以根据当前任务的重要性,合理地选择接下来的时间分配,原则就是:重要的事花更多时间,不重要的就停止投入时间。
若这事很重要、值得更多的时间投入,你就可以选择用剩下的时间继续完善、做精这件事;若这件事实际价值不大,你可以考虑,将这个任务和其他不重要、不费时的子任务合并在一起,合理提高每个番茄钟的利用率。

2. 有利于拆解困难

25分钟的番茄钟的时间其实很短,执行起来也更容易。在面对比较复杂的难题时,你就可以更好地将难题拆分成一块块的番茄钟任务,在每个时间块里专注于每个小的任务,最终将小的成功积累成一个大的成就。
这样拆解子任务,再逐个击破的方式,往往更有利于任务高质量、高效率的完成。在遇到问题时,用番茄钟法可以比较容易地估算出“这个功能要几个番茄完成”,而不是一个模糊的时间长短概念。

3. 有利于身心健康

一开始做一件事,就打开番茄钟记时,思路跟双手齐头并进地运作,马上进入专注模式。时间一到,就停下来休息,尽量别想工作;五分钟到了,就坐下继续刚才的工作,事实上仅仅五分钟的时间不会忘记刚才的思路。
这种有规律、劳逸结合的运作方式,效率是非常高的。那五分钟的休息意义比我们估计的还重要。我们有很多错误使用身体的习惯而不自觉。不过前提是能真的休息,离开座位,脑里不再想工作

4. 主动抗拒干扰

习惯了这种规律就好像一种“契约”,对时间会更敏感以及尊重。
如果被打断,当前的番茄钟就不完整了,对于强迫症来说,这点常让人不爽。但如果能贯彻番茄时间内的专注,慢慢的潜意识里就保持了一种对时间的尊重。
当前的这25分钟只能专心做目前的任务;不喜欢被人打扰,尽量把干扰源去掉,QQ或邮件有消息也是放一边去,有时我会指着计时器告诉别人:“不好意思,我还有八分钟。八分钟后我过去找你!”;与此同时,我也会小心注意不去打扰一个专心工作的人,尽可能把问题收集全才去找别人。
 

使用注意

  1. 番茄钟时间必须完整,也就是必须包含 一次25分钟的专注+5分钟的休息,缺一不可。
  1. 开启番茄时间前要计划好这个时间短用于做的事,并且最好在结束后要复盘一下,时间预估的准确度。
  1. 当要研究的事情需要更长的时间时,可以调长番茄钟,但是不建议这样做,而是仍然建议拆分成多个番茄中进行,这样才有休息和整顿思绪的时间,效率反而是更高的。
 

关于休息

休息时不做什么?

1.不要处理邮件、看新闻、打重要电话。伦佐·布加迪说:我曾错误地认为,仅仅看一下电子邮件的主题或者新闻的标题,应该算足够放松的休息吧?经过与5分钟深度放松的效果进行比较,我的想法改变了。
2.不要[坐着],最好不要看手机和电脑。最好不要坐着,站起来离开办公椅至少两步远,当然,站着工作的除外;视线最好离开电脑,也不要玩手机。一般人有个误区,认为玩手机可以放松,这其实是大雾(误),玩手机本身也是件特别消耗精力的事情。
3.不要[剧烈]娱乐。不能抓紧5分钟如饥似渴猛刷100条朋友圈吧,不能争分多秒打开心心念念追的剧或者小说吧,赶紧回99+条QQ或微信信息吧。总之,不要休息时搞得自己精神紧张,不能干5分钟后你根本停不下来的娱乐项目。

休息时可以做什么?

1.从座位上站起来,静静的看着窗外风景,什么也不想,让思绪停一会,于脑于眼睛,都好。
2.喝水、去洗手间,伸个懒腰,或者走廊上楼底下溜达一圈,轻松养成喝水的好习惯,同时,多动动对身体总是好的。如果饿了,环境又允许,吃点美味又营养的食物也不愧是对自己认真工作了25分钟的犒劳。
3.原地转动一下脖颈,发出“咔咔咔”的声音,活动一下手腕,都是不错的选择,可以预防“鼠标手”问题,也有助于降低了办公室职业病颈椎问题的发病率。
4.和同事聊聊天,当然,仅限于轻松的话题,在欢声笑语中、你言我语中,紧绷的神经不知不觉就会放松下来。
5.收拾一下桌面上的物品和文件,做一下简单的整理,不仅能让大脑从紧张的工作中切换出来,整洁的桌面,是不是也立马让你觉得,此刻如此轻松?
 
 

每天的第一个番茄钟

每天早晨的第一个番茄钟,我固定是用来整理Todo-Today计划的。
这25分钟里,首先我会专注于复盘昨天的任务,总结一下事情完成率,成功的任务继续保持,没做好的事情则分析一下原因,提出优化方案。将没有及时完成的任务放进任务看板里,标注为未完成状态
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其次,我会安排今天要做的事情,从未完成的任务看板中按优先级取出最重要的事,放在今天的番茄Todo列表中,每个任务大概需要几个番茄钟基本都能拿捏;
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其他工作方法

工作方法其实可以简单分成三类:
  1. 随心所欲法。
    1. 放任自由,想工作就工作,想方松就放松。
      特点是:形式多变,随意掌控,但效率不高。
  1. 单线程工作法。
    1. 在一定时间内专注于某一件事情,番茄工作法算是一个单线程工作法的代表。
      特点是:每个人都需要掌握的工作方法,效率高,但若是仅限于番茄工作法【工作25分钟,休息5分钟】的框架中,可能会降低效率。
  1. 多线程线工作法。
    1. 简单来说就是充分的利用一些如走路、吃饭、洗澡等碎片时间思考问题。在只思考一件事的同时完成多件事情,具体可见——刘未鹏的《暗时间》
      特点是:在熟练掌握单线程工作法之后,抓住事物的本质善于思考,才能学会多线程工作法,这个方法不是一朝一夕能学会的,但学会以后工作起来会更简单随意。
      至少目前我是不太能掌握暗时间工作法。对于学计算机的同学可以知道,计算机的多线程本质上还是在一个进程里做的资源分配优化,将一个CPU的处理时间分片,按照一定的调度机制,将这些时间分片给不同的任务,并通过快速来回切换任务,从而达到多个任务同时进行。
      而在多个任务之间切换会消耗一定的时间。(这就有点类似多个番茄钟的来回Switch。。)
      这种多线程并不是纯粹的Multi-tasking,而是一种Switch-tasking,(推荐阅读这片文章《一脑不能两用》 — Multitasking is worse than a lie.)
      一脑不能两用
      我上初中的时候思想有点叛逆。那时候当然没有博客,但老师要求我们写"周记"。我用现在写博客的精神写周记,认为如果写的东西太平淡就没意思。比如老师说人不能一边看电视一边写作业,我就写了一篇周记,说一脑完全可以两用比如我就是专门一边看电视一边写作业。 我只所以到现在还记得这件事,是因为有一个反馈。我爸在家长会上听老师提到我的这篇周记,回来跟我说我允许你看电视你偷着乐也就算了以后不要公开说这种跟老师要求相反的言论。 这件事的要点是不管是我爸还是老师都没有批评我写作业的时候看电视。也就是说,也可能因为我作业都写对了,他们被我的周记说服了,认为我可能真的可以一脑两用。 很多人认为自己擅长一脑两用,很多人指导别人怎么一脑两用。很多人认为在现在这个世界中,不会一脑两用就没法工作。真正的牛人应该在中学的课堂上读完世界名著。真正的牛人干活的时候都是同时开着 msn, qq, google talk,另一个窗口还读着一部小说。真正的牛人应该同时听两个下属汇报,手里还在起草下午会议的发言要点。这些是真正的牛人么? 然而科学事实是人脑的硬件结构决定了根本就不存在什么"一脑两用"。人脑不能并行计算。当我们以为我们在进行 multitasking 的时候,我们实际上是在 switch-tasking。我们的大脑像最土的CPU一样在不同任务之间"轮转",而不能真正"同时"做这些任务。 这么一个看似简单的道理其实并不是那么显然的。人类可以说直到最近几十年,因为神经科学和认知科学的进步,才逐渐确信了这一点。参见《Mind Rules》这本书。 现在是最关键的部分了:Switch-tasking 是相当低效率的工作方式。《The Myth of Multitasking》这本书里面推荐了一个小实验。用笔在纸上写"Multitasking is worse than a lie" 这句话,但是要求写的时候每写一个字母就在这个字母后面写下一个数字,表明这是句子中的第几个字母。也就是说写出来的句子是:M1 u2 l3 t4 i5 t6 a7 s8 k9 i10 n11 ......看看这么写完需要多少时间。 然后再做实验的第二部分,先写下"Multitasking is worse than a lie."这句话,然后再给这句话标注数字。结果纸上的东西跟前面完全一样,可是你使用的时间将会大大减少! 在完成实验的第一部分的时候,我们实际上是在句子和数字之间 switch-tasking.
      一脑不能两用

总结

不能指望番茄钟是万能灵药,有些场景确实不太适用,比如阅读、软件的总体设计等,有时侯不一定能用上番茄钟。但连续几个小时坐在电脑前是很容易疲倦的,不见得效果就很好。
人是有弹性的,不能被一种方法束缚住。但一定要认真实践过再说。坚持两个月看看,我觉得你一定会有收获。
 
 
囚徒健身—笔记写作课笔记 | 先完成再完美,先写完再修改

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